¿Cuál es tu mayor miedo?

Para muchos propietarios de pequeños negocios y emprendedores, hacer los números - revisar realmente sus costos, ventas y márgenes - constituye su mayor miedo. ¿Por qué? Porque en muchos casos no están cómodos con las matemáticas, no saben que hacer o sencillamente no quieren enfrentarse a la verdad. Muchos dueños se involucran en los negocios con tapaderas en los ojos. Ya sabes, la mentalidad “no me confundas con los hechos”. Como resultado, el mayor conflicto en el manejo del negocio viene del uso de información cualitativa (sentimientos y percepciones) en lugar de medidores cuantitativos (números). Ciertamente, es razonable estar asustado. Pero el temor puede también cegar tu capacidad y hacerte perder de vista aspectos fundamentales.

Cuando nos referimos al miedo del uso de medidas cuantitativas y números en el manejo de tu negocio, este también tiene una base irracional. ¿Por qué digo esto? Porque conocer tus números solo puede ayudarte y hacerte un bien. Muchos emprendedores manejan su negocio usando estos parámetros cualitativos, los así llamados juicios “suaves” o intuitivos, los cuales pueden a veces resultar ser útiles, aunque no siempre te darán el toque de realidad necesario que te permitirá ubicar con precisión a tu negocio en la escala de éxito-fracaso. Ignorando el uso de medidores cuantitativos, corres el riesgo de tomar decisiones indeseables que no tomarías si entendieras el mensaje que los números te están transmitiendo. Usando medidores tanto cuantitativos como cualitativos en el proceso de la toma de decisiones, serás aún más capaz de orientar tu negocio hacia un campo de éxito. ¿Cuáles son los dos caminos para aprender a tomar buenas decisiones en los negocios en los negocios?  Tomarse el tiempo de aprender, estudiar y planear o perder dinero ¿Cuál camino preferirías?

¿Sigues temeroso de hacer los números? Solo piensa que no se trata de ciencia espacial. Quisiera que respondas algunas preguntas para llegar al asunto: ¿sabes contar? ¿sabes sumar, restar, multiplicar y dividir? Sé que suena ridículo, pero eso es todo lo que se necesita para manejar los números de tu compañía. Afortunadamente, resulta incluso mucho más fácil que eso, al disponer de todos los recursos tecnológicos de hoy en día. Por lo tanto, dado que tu miedo no tiene ningún fundamento NO HAY EXCUSA para no aplicarte a ello.

Examinemos un ejemplo práctico extraído de mi propia experiencia. Estaba trabajando con mi clienta Myani Lawson, fundadora de la Bergen Lafayette Montessori School (BLMS) en Jersey City, NJ. Cuando nos conocimos, estaba buscando crear la mejor experiencia educativa posible a un costo razonable. Ciertamente no hay nada malo con ello, especialmente si lo puedes hacer de una manera rentable. Sin embargo, lo usual es que este tipo de estrategias derivan en menor ingreso y grandes costos, una receta para el desastre. No era sorprendente pues, que Myani presentara serias limitaciones en el flujo de efectivo sin explicarse el porqué. Como educadora, para ella hacia sentido ofrecer la mejor experiencia educativa sin enfocarse necesariamente en sus costos operativos. Incluso, su matrícula de inscripción era más barata que la del resto de las escuelas Montessori de la zona . Adicionalmente, productos por los cuales otras escuelas cobraban un cargo extra, como almuerzos orgánicos, clases de Karate, baile, educación física y lecciones de español, estaban incluidos en el pago de inscripción; aun pesar de que ella contrató a profesionales que proveyeran estos servicios y que debía pagar a expensas de sí misma.

Al final de la historia, Myani paso de ser una educadora con una escuela a una mujer de negocios que maneja una escuela. Esta es exactamente la transformación que los emprendedores necesitan lograr, pero que resulta muy difícil hacerla por ellos mismos. Esas dos perspectivas resultan naturalmente en decisiones muy diferentes ¿Cómo fue que logramos esa transición?

Trabajamos juntos para que ella comprendiera su modelo de negocio desde una perspectiva cuantitativa. Cuando revisamos sus números, éstos claramente mostraron que sus costos fijos eran demasiado altos para ser soportados por el número de estudiantes que tenía. Haciendo esto, pudimos tomar las decisiones que la ayudarían a mejorar su situación. En cualquier caso, esto nunca hubiera sido posible si ella no estuviera dispuesta a intentar algo nuevo y a hacer los números. También en el proceso determinamos que, si esta tendencia seguía su curso, el negocio desaparecería en pocos meses. Asimismo, el análisis nos ayudó a descifrar hasta qué punto ella necesitaba recortar gastos y cuánto dinero necesitaría levantar en capital. Con acceso a estos datos, fue posible crear exitosamente un plan de acción hacia adelante que evitara cualquier tipo de recaída en situaciones similares.

Pusimos su negocio en una hoja de cálculo, de manera tal que le fuera posible realizar proyecciones basadas en asunciones concretas. Esto le permitió calcular con precisión cuánto realmente su negocio podía permitirse costear en gastos fijos, basándose en el número de estudiantes inscritos. También echamos un vistazo a los diferentes tipos de gastos que ella tenía, para determinar qué podía abaratarse y qué podía suprimirse directamente. Discutimos diferentes estrategias para aumentar el promedio de inscritos, lo cual proveería un ingreso adicional destinado a cubrir gastos y a generar escalabilidad. Incrementando la línea de ingreso de BLMS, hacíamos que cada estudiante resultara más rentable a la escuela. En todo sentido, no había manera de acertar las buenas decisiones sin hacer los números. Me siento feliz al reportar que BLMS es actualmente un negocio rentable y próspero, operando ahora con el doble de sus estudiantes.

Andrew Frazier, MBA, CFA, SBP es el Presidente de A&J Mgmt y Business Pro @ Small Business Like A Pro (www.SmallBusinessLikeAPro.com) en New Jersey a ayudado a pequeños propietarios a aumentar el ingreso, incrementar rentabilidad y obtener financiamiento a través de coaching consultoria y servicios de entrenamiento. También es autor de “Desarrolla tu Negocio como un Profesional” porque Cuanto más sabes, más rápido creces.